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Fristen für elektronische Rechnungsstellung und e-Vergabe

Information der Bundesingenieurkammer

31.08.2020 - Berlin

Fristen für elektronische Rechnungsstellung und e-Vergabe

Bei der elektronischen Beschaffung und Rechnungsstellung gibt es im Jahr 2020 bestimmte Fristen für die Stellung elektronischer Rechnungen bei öffentlichen Aufträgen und die Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen zu beachten. Ab dem 27. November 2020 müssen alle Rechnungen für öffentliche Aufträge von Bund und Ländern zwingend elektronisch ausgestellt und übermittelt werden. Bereits seit dem 1. Januar 2020 müssen Angebote und Teilnahmeanträge bei Beschaffungen des Bundes auch im Unterschwellenbereich zwingend mithilfe elektronischer Mittel eingereicht werden.

Fristen elektronische Rechungsstellung

Ab dem 27.11.2020 sind alle Lieferanten an den Bund verpflichtet sind, Rechnungen nach bestimmten Formatvorgaben (XRechnung) bei den Bundesbehörden elektronisch einzureichen. Andernfalls werden diese abgelehnt.

Rechnungen, die aufgrund eines Einzelauftrags mit einer Höhe von über 1.000 EUR gestellt werden, müssen nach dem E-Government-Gesetz (EGovG) in elektronischer Form an den öffentlichen Auftraggeber übermittelt werden. Eine Bilddatei, ein reines PDF-Dokument oder eine eingescannte Papierrechnung sind keine elektronische Rechnung!

Übersicht über die einzelnen Länderumsetzungen

Zu beachten ist jedoch, dass sich die Regelungen auf Länderebene dagegen zum Teil erheblich voneinander unterscheiden.

Eine Übersicht über die einzelnen Länderumsetzungen hat der Verband elektronische Rechnung (VeR) mit weiterführenden Hinweisen für das jeweilige Bundesland auf seiner Internetseite veröffentlicht:

www.verband-e-rechnung.org/xrechnung/

www.bonpago.de/xrechnung.html

Die Bundesingenieurkammer hat mit den untenstehenden Informationen einen Überblick über die Änderungen im Bereich elektronischen Rechnungsstellung und der elektronischen Vergabe erstellt.

Überblick der BIngK

Umsetzung in Bayern

Datum der letzten Aktualisierung

20.08.2020

Umsetzung der Richtlinie

Der Freistaat Bayern hat das bestehende E-Government-Gesetz um einen Paragrafen zu elektronischen Rechnungen ergänzt und somit die EU-Richtlinie 2014/55/EU in Landesrecht umgesetzt. Diese Vorgabe wurde in der Bayerischen E-Government-Verordnung konkretisiert.

Webseite zum Thema E-Rechnung

www.e-rechnung.bayern.de/

Gesetzesgrundlage

Bayerisches E-Government-Gesetz (BayEGovG) vom 22. Dezember 2015 (GVBl. S. 458, BayRS 206-1-D)

Rechtsverordnung

Bayerische Verordnung über die elektronische Verwaltung und die barrierefreie Informationstechnik (Bayerische E-Government-Verordnung – BayEGovV) vom 8. November 2016

Wer ist zur Annahme elektronischer Rechnungen verpflichtet?

Öffentliche Auftraggeber, für die gemäß § 98 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen eine Vergabekammer des Freistaates Bayern zuständig ist (Art. 5 Abs. 2 S. 1 BayEGovG).

Ab wann gilt Pflicht zur Annahme elektronischer Rechnungen?

18. Apr 2020

Ist abweichend zur EU-Richtlinie eine Erweiterung auf den unterschwelligen Vergabebereich vorgesehen?

Ja, eine Verpflichtung zur Annahme und Verarbeitung besteht grundsätzlich ab einem Auftragswert von 1.000 Euro netto (§ 6 Abs. 1 Nr. 1 b) BayEGovV). Gemeinden, Gemeindeverbände und Landratsämter sind abweichend hiervon bis Ablauf der Übergangsregelung nur bei oberschwelligen Aufträgen zur Annahme verpflichtet (§ 6 Abs. 1 Nr. 1 a) BayEGovV). Ab 18. April 2022 gilt für diese auch die Annahmeverpflichtung im Unterschwellenbereich.

Ist eine Pflicht zur Rechnungsstellung für Lieferanten vorgesehen?

Es besteht keine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung.

Welche Ausnahmen bestehen?

Bauaufträge im Unterschwellenbereich (Auftragswert unter 5.350.000 Euro) sind bis zum 18. April 2023 ausgenommen (vgl. § 6a Abs. 1 BayEGovV).

Ist ein Verwaltungsportal zur Übertragung elektronischer Rechnung vorgesehen?

Die Nutzung eines Verwaltungsportals ist derzeit nicht vorgesehen. Es werden dezentrale Übertragungskanäle geschaffen (bspw. E-Mail-Postfächer).

Welche Übertragungskanäle sind für den elektronischen Rechnungsaustausch vorgesehen?

E-Mail

Welche Standards sind verbindlich?

Für den elektronischen Rechnungsaustausch soll ein Datenaustauschstandard verwendet werden, welcher den Anforderungen der Norm EN 16931 entspricht. Es wird auf den Standard XRechnung verwiesen, welcher die Vorgaben der Norm erfüllt (§ 6 Abs. 1 S. 2 BayEGovV).

Welche Rechnungsinhalte sind verbindlich?

Identifikationskennzeichen, Zahlungsbedingungen, Bankverbindung des Zahlungsempfängers, E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers (vgl. § 6 Abs. 1 Nr. 3 BayEGovV).

Welche Rechnungsinhalte sind verbindlich, sofern diese im Rahmen der Auftragserteilung mitgeteilt wurden?

Es sind keine weiteren Rechnungsinhalte vorgegeben.

(Quelle: BONPAGO – Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen www.bonpago.de/xrechnung.html)

Angebote spezieller Dienstleister

Für die elektronischeRechnungsstellung von Ingenieuren auf Grundlage der HOAI gibt es zwischenzeitlich auch spezielle Angebote von professionellen Dienstleistern, wie z.B.:

www.deutsches-ingenieurblatt.de/news/news-detail/24891-loesung-zum-e-rechnungsgesetz/

www.visuplus.com/loesungen/elektronische-rechnungslegung/

www.weise-software.de/pressemeldungen/2017_5/

In jedem Fall ist rechtzeitig vor Fristablauf eine Umstellung des Rechnungswesens und eine Kontaktaufnahme mit dem jeweiligen Steuerbüro zu empfehlen.

Überblick

Änderungen bei der elektronischen Vergabe und Rechnungsstellung

Seit dem 18. Oktober 2018 gelten bei der elektronischen Beschaffung (e-Vergabe) öffentlicher Auftraggeber teilweise neue Vorgaben. Diese unterscheiden sich jedoch für den Ober- und den Unterschwellenbereich. Mit der elektronischen Beschaffung können Vergabeverfahren vollständig über das Internet und spezielle Vergabeplattformen abgewickelt werden.

In 2020 treten weitere Pflichten zur elektronischen Kommunikation auch für Vergaben im Unterschwellenbereich sowie zur Rechnungsstellung hinzu.

Spätestens ab dem 01. Januar 2020 müssen Angebote und Teilnahmeanträge bei Beschaffungen des Bundes auch im Unterschwellenbereich zwingend mithilfe elektronischer Mittel eingereicht werden.

Ab dem 27. November 2020 müssen Rechnungen für alle öffentlichen Aufträge von Bund und Ländern zwingend elektronisch ausgestellt und übermittelt werden.

Elektronische Rechnungsstellung

Am 6. September 2017 hat die Bundesregierung die Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung imöffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rechnungs-Verordnung – E-Rech-VO) beschlossen. Damit wird die europäische Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen RL 2014/55/EU in deutsches Recht umgesetzt.

Ingenieurbüros haben bis spätestens 27. November 2020 Zeit sich entsprechend umzustellen: Ab dann müssen alle Rechnungen für öffentliche Aufträge zwingend elektronisch ausgestellt und übermittelt werden.

Die Fristen stellen sich im Einzelnen stufenweise wie folgt dar:

Öffentliche Auftraggeber des Bundes sind seit dem 27. November 2018 verpflichtet, elektronisch gestellte Rechnungen, die der neuen EU-Norm entsprechen, zu akzeptieren und zu verarbeiten. Alle Unternehmen erhalten die Sicherheit, dass ihre elektronischen Rechnungen akzeptiert werden, sofern sie die EU-Norm beachten.

Alle anderen Bundesbehörden, d. h. subzentrale öffentliche Auftraggeber, Sektorenauftraggeber und Konzessionsgeber sind seit dem 27. November 2019 dazu verpflichtet und die Länder spätestens ab dem 18. April 2020; die Umsetzung in den Ländern dazu erfolgt derzeit; die Erstellung von Rechnungen ist ab dem 27. November 2020 für alle Auftragnehmer des Bundes, der Länder und Kommunen zwingend in elektronischer Form vorgeschrieben (§ 3 Abs. 1 i. V. m. § 11 Abs. 3 ERechV).

Nach der ERechV müssen Auftragnehmer, die den Zuschlag für einen öffentlichen Auftrag oder eine Konzession erhalten haben, Rechnungen elektronisch einreichen. Dazu wurde das Datenaustauschformat XRechnung entwickelt und eingeführt (BAnz AT 10.10.2017 B1).

Neben dem Datenaustauschstandard XRechnung können auch andere etablierte Datenaustauschstandards verwendet werden, wenn sie – wie z-B. ZUGFeRD 2.0.1 – CEN-konform sind.

Elektronische Vergabe

Oberschwellenbereich
Im Oberschwellenbereich mussten die Zentralen Beschaffungsstellen des Bundes sowie der Länder und Kommunen bereits zum 18. April 2017 komplett auf E-Vergabe umstellen. Seit dem 18. Oktober 2018 dürfen andere als elektronische Angebote, Teilnahmeanträge, Interessensbekundungen und Interessensbestätigungen – außer in wenigen Ausnahmefällen – nicht mehr entgegen genommen und im Vergabeverfahren berücksichtigt werden.

Für Beschaffungen im Oberschwellenbereich sind das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (§ 97 Abs. 5) und die Vergabeverordnung (§§ 9 ff.) anzuwenden. Die elektronische Kommunikation betrifft insbesondere:

  • die elektronische Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung,
  • die kostenfreien Bereitstellung der Vergabeunterlagen, insbesondere der Leistungsbeschreibung über das Internet und
  • die elektronische Angebotsabgabe.

Die Umstellung auf die elektronische Kommunikation ist zwingend, und zwar unabhängig vom Liefer- und Leistungsgegenstand, der der Vergabe zugrunde liegt. Öffentliche Auftraggeber müssen – von spezifischen Sonderfällen (vgl. § 12 VgV) abgesehen – elektronische Kommunikationsmittel nutzen, die nichtdiskriminierend, allgemein verfügbar sowie mit den allgemein verbreiteten Erzeugnissen der Informations- und Kommunikationstechnologie (IKT) kompatibel sind und den Zugang der Wirtschaftsteilnehmer zum Vergabeverfahren nicht einschränken (vgl. § 11 Abs. 1 VgV). Diese Pflicht betrifft ausschließlich den Datenaustausch zwischen den öffentlichen Auftraggebern und den Unternehmen. Die Ausgestaltung ihrer internen Arbeitsabläufe bleibt öffentlichen Auftraggebern und Unternehmen überlassen.

Der Bund hat für die Auftragsvergabe eine Vergabeplattform des Bundes eingerichtet: Über die Internetseite www.evergabe-online.de können Vergabeverfahren vollständig elektronisch abgewickelt werden.

Unterschwellenbereich
Für Beschaffungen des Bundes im Unterschwellenbereich gilt seit dem 2. September 2017 die Unterschellenvergabeordnung (UVgO). Auch sie enthält weitreichende Bestimmungen zur Digitalisierung der Vergabeverfahren im Unterschwellenbereich.

  • Nach § 28 UVgO sind die Auftragsbekanntmachungen nunmehr immer auch im Internet zu veröffentlichen;
  • 29 UVgO schreibt vor, dass die Vergabeunterlagen, insbesondere die Leistungsbeschreibung, unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt über das Internet abrufbar sein müssen;
  • Angebote und Teilnahmeanträge sind spätestens ab dem 1. Januar 2020 zwingend mithilfe elektronischer Mittel einzureichen. Diese Verpflichtung gilt allerdings nicht, wenn der geschätzte Auftragswert 25.000 Euro nicht überschreitet oder ein Vergabeverfahren durchgeführt wird, bei dem keine Auftragsbekanntmachung veröffentlicht wird (Einzelheiten der Regelung in § 38 Absätze 1 bis 4 UVgO).

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