Fristen für elektronische Rechnungsstellung und e-Vergabe

Seit dem 18. Oktober 2018 gelten bei der elektronischen Beschaffung (e-Vergabe) öffentlicher Auftraggeber teilweise neue Vorgaben. Diese unterscheiden sich jedoch für den Ober- und den Unterschwellenbereich. Mit der elektronischen Beschaffung können Vergabeverfahren vollständig über das Internet und spezielle Vergabeplattformen abgewickelt werden.

In 2020 treten weitere Pflichten zur elektronischen Kommunikation auch für Vergaben im Unterschwellenbereich sowie zur Rechnungsstellung hinzu.

Spätestens ab dem 01. Januar 2020 müssen Angebote und Teilnahmeanträge bei Beschaffungen des Bundes auch im Unterschwellenbereich zwingend mithilfe elektronischer Mittel eingereicht werden.

Ab dem 27. November 2020 müssen Rechnungen für alle öffentlichen Aufträge von Bund und Ländern zwingend elektronisch ausgestellt und übermittelt werden.

Am 6. September 2017 hat die Bundesregierung die Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung imöffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rechnungs-Verordnung – E-Rech-VO) beschlossen. Damit wird die europäische Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen RL 2014/55/EU in deutsches Recht umgesetzt.

Ingenieurbüros haben bis spätestens 27. November 2020 Zeit sich entsprechend umzustellen: Ab dann müssen alle Rechnungen für öffentliche Aufträge zwingend elektronisch ausgestellt und übermittelt werden.

Die Fristen stellen sich im Einzelnen stufenweise wie folgt dar:

Öffentliche Auftraggeber des Bundes sind seit dem 27. November 2018 verpflichtet, elektronisch gestellte Rechnungen, die der neuen EU-Norm entsprechen, zu akzeptieren und zu verarbeiten. Alle Unternehmen erhalten die Sicherheit, dass ihre elektronischen Rechnungen akzeptiert werden, sofern sie die EU-Norm beachten.

Alle anderen Bundesbehörden, d. h. subzentrale öffentliche Auftraggeber, Sektorenauftraggeber und Konzessionsgeber sind seit dem 27. November 2019 dazu verpflichtet und die Länder spätestens ab dem 18. April 2020; die Umsetzung in den Ländern dazu erfolgt derzeit; die Erstellung von Rechnungen ist ab dem 27. November 2020 für alle Auftragnehmer des Bundes, der Länder und Kommunen zwingend in elektronischer Form vorgeschrieben (§ 3 Abs. 1 i. V. m. § 11 Abs. 3 ERechV).

Nach der ERechV müssen Auftragnehmer, die den Zuschlag für einen öffentlichen Auftrag oder eine Konzession erhalten haben, Rechnungen elektronisch einreichen. Dazu wurde das Datenaustauschformat XRechnung entwickelt und eingeführt (BAnz AT 10.10.2017 B1).

Neben dem Datenaustauschstandard XRechnung können auch andere etablierte Datenaustauschstandards verwendet werden, wenn sie – wie z-B. ZUGFeRD 2.0.1 – CEN-konform sind.

Oberschwellenbereich
Im Oberschwellenbereich mussten die Zentralen Beschaffungsstellen des Bundes sowie der Länder und Kommunen bereits zum 18. April 2017 komplett auf E-Vergabe umstellen. Seit dem 18. Oktober 2018 dürfen andere als elektronische Angebote, Teilnahmeanträge, Interessensbekundungen und Interessensbestätigungen – außer in wenigen Ausnahmefällen – nicht mehr entgegen genommen und im Vergabeverfahren berücksichtigt werden.

Für Beschaffungen im Oberschwellenbereich sind das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (§ 97 Abs. 5) und die Vergabeverordnung (§§ 9 ff.) anzuwenden. Die elektronische Kommunikation betrifft insbesondere:

• die elektronische Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung,
• die kostenfreien Bereitstellung der Vergabeunterlagen, insbesondere der Leistungsbeschreibung über das Internet und
• die elektronische Angebotsabgabe.

Die Umstellung auf die elektronische Kommunikation ist zwingend, und zwar unabhängig vom Liefer- und Leistungsgegenstand, der der Vergabe zugrunde liegt. Öffentliche Auftraggeber müssen – von spezifischen Sonderfällen (vgl. § 12 VgV) abgesehen – elektronische Kommunikationsmittel nutzen, die nichtdiskriminierend, allgemein verfügbar sowie mit den allgemein verbreiteten Erzeugnissen der Informations- und Kommunikationstechnologie (IKT) kompatibel sind und den Zugang der Wirtschaftsteilnehmer zum Vergabeverfahren nicht einschränken (vgl. § 11 Abs. 1 VgV). Diese Pflicht betrifft ausschließlich den Datenaustausch zwischen den öffentlichen Auftraggebern und den Unternehmen. Die Ausgestaltung ihrer internen Arbeitsabläufe bleibt öffentlichen Auftraggebern und Unternehmen überlassen.

Der Bund hat für die Auftragsvergabe eine Vergabeplattform des Bundes eingerichtet: Über die Internetseite www.evergabe-online.de können Vergabeverfahren vollständig elektronisch abgewickelt werden.

Unterschwellenbereich
Für Beschaffungen des Bundes im Unterschwellenbereich gilt seit dem 2. September 2017 die Unterschellenvergabeordnung (UVgO). Auch sie enthält weitreichende Bestimmungen zur Digitalisierung der Vergabeverfahren im Unterschwellenbereich.

• Nach § 28 UVgO sind die Auftragsbekanntmachungen nunmehr immer auch im Internet zu veröffentlichen;
• 29 UVgO schreibt vor, dass die Vergabeunterlagen, insbesondere die Leistungsbeschreibung, unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt über das Internet abrufbar sein müssen;
• Angebote und Teilnahmeanträge sind spätestens ab dem 1. Januar 2020 zwingend mithilfe elektronischer Mittel einzureichen. Diese Verpflichtung gilt allerdings nicht, wenn der geschätzte Auftragswert 25.000 Euro nicht überschreitet oder ein Vergabeverfahren durchgeführt wird, bei dem keine Auftragsbekanntmachung veröffentlicht wird (Einzelheiten der Regelung in § 38 Absätze 1 bis 4 UVgO).