E-Vergabe wird ab 18. Oktober 2018 zur Pflicht

Ziel der engen Vorgaben und klar definierten Formalien ist es, in allen Mitgliedstaaten eine einheitliche, transparente Auftragsvergabe sicherzustellen und Vergaben aus sachfremden Gründen vorzubeugen. Ein wesentlicher Punkt der neuen Richtlinien ist die elektronische Durchführung von Vergabeverfahren. Bislang war dies nur optional der Fall, das heißt die jeweilige Vergabestelle konnte sich zwischen elektronischen und herkömmlichen Vergabeverfahren entscheiden. Schon heute werden allerdings die meisten öffentlichen Aufträge elektronisch ausgeschrieben.

Am 17. Oktober dieses Jahres endet jedoch die letzte Übergangsfrist. Ab dem 18.10.2018 finden die Regelungen zur ausschließlich elektronischen Kommunikation bei Vergabeverfahren (E-Vergabe) für alle öffentlichen Auftraggeber verpflichtend Anwendung.

Ab diesem Datum muss das Ausschreibungs- und Vergabeverfahren elektronisch verlaufen, und zwar für

• Bauaufträge- und Konzessionsvergaben über 5.548.000,00 Euro
• Liefer- und Dienstleistungsaufträge über 221.000,00 Euro
• den Sektorenbereich der Liefer- und Dienstleistungen über 443.000 Euro und
• Liefer- und Dienstleistungsaufträge von obersten und oberen Bundesbehörden über 144.000 Euro

Konkret bedeutet dies, dass öffentliche Auftraggeber Angebote, Teilnahmeanträge und Interessensbestätigungen nur noch in elektronischer Form entgegennehmen dürfen. Auch die elektronische Angebotsabgabe wird zur Pflicht. So genügt es nicht mehr, nur die Auftragsbekanntmachung in elektronischer Form an das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union zu übermitteln und die Vergabeunterlagen jedem Interessenten frei und direkt über das Internet zur Verfügung stellen.

Der gesamte Austausch zwischen Unternehmen und Auftraggebern über zu klärende Fragen und ergänzende Bieterinformationen, sämtliche Informationen zum Vergabeverfahren wie Änderungsmitteilungen, Antworten auf Bieterfragen oder Informationen zur Zuschlagserteilung werden elektronisch über- mittelt werden müssen. Entsprechend müssen auch die Bieter ihre Fragen und  Hinweise  zum Vergabeverfahren, fehlende Angaben und Nachweise zur Eignung oder Informationen zur Aufklärung des Angebotsinhalts elektronisch einreichen. Eine Nachforderung von Unterlagen in anderer Textform ist damit ausgeschlossen.

Zur Nutzung der e-Vergabe-Plattformen  ist die elektronische Signatur grundsätzlich nicht verpflichtend. Das Vergaberecht  sieht  für die elektronische Angebotsabgabe vielmehr grundsätzlich die Textform nach § 126b BGB vor. Bei elektronischer Angebotsübermittlung in Textform ist der Bieter und die zur Vertretung des Bieters berechtigte natürliche Person zu benennen. Fehlen diese Angaben, wird das Angebot ausgeschlossen.

Lediglich im  Falle  erhöhter  Anforderungen an die Sicherheit  darf  der  Auftraggeber  ein Angebot mit elektronischer Signatur fordern. Hierfür ist ein Software-Zertifikat bzw. eine Signatur-Karte sowie ein Lesegerät erforderlich, die man kostenpflichtig bestellen muss. Ausgestellt wird diese z.B. von der Bundesdruckerei.

Unabhängig von der Signatur besteht bei der elektronischen Angebotsabgabe jedoch die Pflicht zur Verschlüsselung. Werden Angebote unverschlüsselt eingereicht, gilt die Vertraulichkeit des Angebots als nicht gewährleistet und sind diese zwingend auszuschließen.

Das elektronische Angebot muss vor Ablauf der Angebotsfrist vollständig eingegangen sein. Dabei kommt es nicht auf den Zeitpunkt der Versendung an, sondern auf den Zeitpunkt des Eingangs der Unterlagen beim Auftraggeber.

Elektronische Angebote, die nicht form- oder fristgerecht eingegangen sind, werden ausgeschlossen, es sei denn, der Bieter kann nachweisen, dass er den Form- bzw. Fristverstoß nicht zu vertreten hat.

Überall dort, wo die Unterschwellenvergabeordnung   (UVgO) eingeführt wurde, ist künftig bei der Vergabe von Liefer- und Dienstleistungsaufträgen im Unterschwellenbereich die elektronische Kommunikation im Vergabeverfahren ebenfalls Pflicht – doch sind dabei andere Fristen vorgesehen.

Gemäß § 38 Abs. 1 UVgO haben Auftraggeber im Bereich der UVgO Wahlfreiheit, ob die Unternehmen ihre Teilnahmeanträge und Angebote in Textform nach § 126b BGB mithilfe elektronischer Mittel einzureichen haben.

Spätestens ab  dem 1.1.2019 müssen Auftraggeber allerdings grundsätzlich die Einreichung von Teilnahmeanträgen und Angeboten mithilfe elektronischer Mittel akzeptieren, selbst wenn sie eine andere Übermittlungsform vorgegeben haben (§ 38 Abs. 2 UVgO).

Für Auftraggeber bedeutet dies zugleich, dass sie spätestens ab dem 1.1.2019 eine elektronische Vergabeplattform vorhalten müssen. Gemäß § 38 Abs. 3 UVgO wird die e-Vergabe ab dem 1. Januar 2020 dann auch im Bereich der nationalen Vergaben grundsätzlich verpflichtend sein.

Keine Regel ohne Ausnahme:

Wenn

• der geschätzte Auftragswert ohne Umsatzsteuer nicht über 25.000 EUR liegt oder

• eine beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb oder eine Ver- handlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb durchgeführt wird,

ist auch nach dem 1.1.2019 bzw. dem 1.1.2020 keine e-Vergabe verpflichtend (vgl. § 38 Abs. 4 UVgO).

Aktuell haben neben dem Bund inzwischen folgende acht Bundesländer die UVgO in Kraft gesetzt bzw. verbindliche Termine zu ihrer Einführung festgelegt:

• Hamburg (seit 1.10.2017)
• Bremen  (seit 19.12.2017)
• Bayern (seit 01.01.2018)
• Saarland (seit 01.03.2018)
• Brandenburg (seit 01.05.2018)
• Nordrhein-Westfalen (seit 09.06.2018)
• Baden-Württemberg (ab 01.10.2018)
• Mecklenburg-Vorpommern (ab 01.01.2019)

Darüber hinaus will Berlin die UVgO bis zum Ende dieses Jahres in Kraft setzen. In Thüringen hat das Landeskabinett den Entwurf des neuen Thüringer Vergabegesetzes beschlossen und dabei die Einführung der UVgO vorgesehen, die voraussichtlich 2019 in Kraft treten soll.

Auch im neuen Landesvergabegesetz Schleswig-Holstein (VGSH) wird die Anwendung der UVgO für verbindlich erklärt. Das VGSH wird gerade noch im Landtag diskutiert, so dass noch kein genauer Termin feststeht. Hessen will weiterhin ganz auf die Einführung der UVgO verzichten und die VOL/A beibehalten. Für das Saarland, Sachsen und Sachsen-Anhalt ist noch nichts Konkretes bekannt.

Aber was ist mit den öffentlichen Ausschreibungen für Bauverträge, die unterhalb der EU-Schwellenwerte liegen? Für diese Bauaufträge gilt nicht die UVgO, sondern die VOB/A.

Hier müssen bis zum 17.10.2018 Angebote in Briefform akzeptiert werden. Danach kann  der Auftraggeber die Übersendung der Angebote in Textform oder mit Signatur anordnen. Aktuell ist für solche Bauverträge nicht geplant, die Auftraggeber ab einem bestimmten Zeitpunkt zur e-Vergabe zu verpflichten.

Quelle: AHO, Foto: Geralt / Pixabay.com